Di certo nel corso degli anni il ruolo dell’amministratore ha assunto sempre più importanza, soprattutto dopo l’entrata in vigore – il 25 maggio 2018 – del Regolamento dell’Unione europea 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali, che l’Italia ha recepito con il decreto legislativo 101/2018.
Il Regolamento ha introdotto regole più severe per il responsabile del trattamento dei dati – che in condominio è generalmente l’amministratore – chiamato a trattare i dati secondo liceità, correttezza e trasparenza. A fronte di maggiori responsabilità, il professionista ha acquisito più potere, tant’è che non necessita del consenso per la tenuta dei dati dei condòmini, che invece è necessario nel caso in cui utilizzi quelle informazioni per attività che esulino dalla gestione diretta del condominio.
La conoscenza dei morosi
Occupandosi anche di gestione finanziaria, l’amministratore è a conoscenza di eventuali debiti a carico dei condòmini che non hanno versato la propria quota per il pagamento di servizi condivisi (pulizia, riscaldamento e altro) e per la manutenzione, ordinaria e straordinaria, delle parti comuni. Come ha precisato a più riprese il Garante per la privacy, le situazioni di morosità non devono essere pubblicate in bacheca e in nessun altro spazio comune. Ogni comunicazione tra le parti, al contrario, deve avvenire in forma privata, così da non ledere le norme sulla riservatezza.
L’amministratore è invece legittimato – come previsto dall’articolo 63 delle Disposizioni di attuazione al Codice civile – a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi. Nella bacheca condominiale – che solitamente si trova nell’androne – possono quindi essere inserite le comunicazioni di pubblica utilità (l’orario di accensione del riscaldamento centralizzato, i giorni della pulizia scale, eventuali interruzioni di servizi comuni e altro), mentre non è consentito mostrare le informazioni di natura privata e tutto ciò che consentirebbe in qualche modo di risalire ai residenti.
Divieto di affissione verbali
Inoltre non è permesso affiggere i verbali delle assemblee che, invece, possono essere imbucati nelle cassette della posta di ciascun condomino. Le “regole” per la bacheca valgono anche per i siti internet dei condòmini che hanno deciso di dotarsene, al fine di garantire maggiore accessibilità in tempi più ridotti. Sul web l’amministratore pubblica i documenti approvati dalle delibere assembleari e ciascun condomino può accedervi attraverso username e password, con la possibilità di scaricare i file.
Per realizzare il sito internet è necessario una delibera assembleare, votata con il quorum previsto dall’articolo 1136 comma 2 del Codice civile, ossia un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti in assemblea e almeno la metà del valore dell’edificio. La spesa per realizzare il sito e mantenerlo è a carico di tutti i condòmini, che contribuiscono in proporzione dei rispettivi millesimi.